設定公司知識庫 — 讓員工了解我們的公司

如果對新進員工什麼公司介紹都沒說就直接要求「請寫一份新聞稿」，會發生什麼事呢？可能會寫出看似不錯但和我們公司無關的內容。AI 員工也是一樣。公司知識庫就是所有 AI 員工在開始工作前必讀的公司介紹資料夾。在 DoDone，這是最優先、最需要用心填寫的地方。

運作方式

• 在這裡登錄的項目會自動套用到所有員工的所有任務。不需要分別告知每位員工。
• 新進員工從第一個任務開始就能了解公司狀況。
• 可以依項目開關，像季節性資訊（例如：夏季促銷）結束後只要關閉即可。
• 資料只儲存在我的電腦（或我的 Supabase）上。

應該放什麼內容

要讓 AI 員工工作順利，就像告訴真人員工一樣。按照下列順序填寫，產出品質會明顯提升。

分類	範例	有這個會有什麼不同
公司一句話介紹・產業類別	「在聖水洞經營第 7 年的小型烘焙咖啡館」	文章的觀點和語氣會以我們公司為基準
產品・服務與價格	菜單・商品・方案・選項・產地	不會亂編價格，能以實際商品提出建議或撰寫文案
目標客群	「30 代上班族，方圓 1 公里辦公商圈」	文案・企劃不會針對錯誤對象
品牌語調・禁用詞	「一律使用敬語」、「禁止使用『第一』、『最棒』等詞」、「禁止提及競爭對手名稱」	不用每次都要求修改
常用資訊	地址・營業時間・聯絡方式・SNS・負責人・帳戶	可直接反映在官網・菜單・報價單上
政策・流程	退款規定・配送時間・售後標準	客戶回覆・FAQ 與實際規定一致
優勢・獲獎・認證	只填寫真實存在的	能準確運用信任元素，不誇大

原則：只填寫事實。AI 會將這裡的內容視為「真實」來使用。若有過時的價格或已下架的商品，結果也會直接反映出來。

三種登錄方式

請在Menu (≡) > 設定 > 知識庫中操作。

1. 選擇檔案進行分析 — 上傳公司簡介・產品型錄・價目表（PDF・Word・Excel・PowerPoint・文字檔），AI 會自動以條列方式提取重點事實。這是最快的開始方式。
2. 輸入網址進行分析 — 輸入公司官網・Smart Store・部落格介紹頁面網址，也會用同樣方式整理。
3. 自行輸入 — 依照上表的項目，一行一項填寫。

分析結果可在儲存前自由編輯，每一行會作為一筆知識儲存。儲存後也能點擊項目進行修改，關閉勾選即可暫時排除，刪除則移至垃圾桶。來源（自行輸入／檔案／網址）會以標籤顯示。

知識庫 vs 員工記憶 vs 專案脈絡

區分這三種看似相似的儲存空間，管理會更輕鬆。

儲存空間	誰可以看	放什麼內容	從哪裡管理
公司知識庫	所有員工、所有任務	公司共通事實・規則	設定 > 知識庫
員工記憶	只有該員工	該員工在工作中學到的內容、我說過「下次請～」的偏好	員工詳細資料 > 記憶
專案脈絡・記憶	只有該專案團隊	特定專案的資料・決策・進度	專案 ⋮ > 設定
Master 記憶	Master（我）任務	關於我自己的資訊	Master 詳細資料 > 學習關於我

活用建議

• 輸入知識後，請在 Master 頻道下指示「請用三句話介紹我們公司」。可以馬上確認 AI 是否正確理解公司。
• 每季至少檢查一次，更新價格・商品・負責人。產出錯誤最常見的原因就是知識過時。
• Work App（報價單・菜單・官網・型錄）也會將公司資訊作為預設值，只要在這裡輸入一次，就能減少在多個 App 重複輸入的麻煩。

常見問題

問：可以加入多少筆資料？

沒有特別限制，但因為所有資料都會一併傳送給任務，建議精選50~100筆重點即可。比起整份冗長文件，整理過的重點清單效果會更好。

問：我想讓某個任務不要參考知識庫，可以嗎？

只要在指示中寫上「不要參考知識庫」即可。

問：知識庫內容會傳送到 AI 公司嗎？

當你指派任務時，知識庫內容會包含在該任務的提示中，一併傳送到你設定的 AI 公司（OpenAI、Google、Anthropic）。不會傳送到 DoDone 伺服器。請勿輸入絕對不能外流的資訊（如帳戶密碼等）。